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Incluso el más agradable y bienintencionado de nosotros puede parecer un tonto en los correos electrónicos. Y es que, a decir verdad, escribir un correo que exprese tu personalidad puede ser un verdadero arte.

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En una conversación puedes ajustar tu tono de voz, tus expresiones faciales, tus gestos y tu postura para expresar tu estado de ánimo. Las personas suelen ser mucho más receptivas con la forma en que dices las cosas, y no tanto con lo que dices en sí.

Por otro lado, los correos desnudan las conversaciones. Son eficientes, pero convierten las interacciones sencillas en confusas malinterpretaciones. Sin expresiones faciales y posturas corporales que guíen tu mensaje, las personas leen cada palabra que escribes como un indicador de tu estado de ánimo.

Pero existen buenas noticias: la mayoría de los errores cometidos al escribir correos puede evitarse:

El compulsivo CC y “Responder a todos”

Copiar a otras personas en cada correo que envíes es una de las cosas más molestas que puedes hacer, pero el honorable primer lugar es para “responder a todos”. Si alguien te envía un correo y copia a más personas, ¿realmente crees que cada una de ellas debe recibir un correo tuyo diciendo “gracias”? Definitivamente no.

El truco para saber cuándo copiar a alguien es tratar tu correo electrónico como si se tratara de una reunión cara a cara. La pregunta entonces sería: “¿Es necesario o útil que esta persona venga a la junta?”. Si la respuesta es “no”, no pierdas tu tiempo enviándole un correo. En cuanto al “responder a todos”, simplemente evítalo. Aunque alguien más en el hilo de la conversación lo haga, evita unirte y molestar aún más a tus interlocutores.

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El telegrama

Con demasiada frecuencia, la causa de un conflicto por correo electrónico es un desequilibrio entre el esfuerzo puesto en redactar el correo inicial y el puesto en responderlo. Cuando alguien escribe un párrafo detallado abordando un tema importante espera una respuesta pensada, y no un burdo “anotado” o “entendido”.

La mejor forma de evitar ser malinterpretado al emitir una respuesta corta es hablar sobre tus intenciones. Incluso responder con un “Estoy un poco ocupado ahora, pero leeré este correo con calma en unas horas” es mucho más profesional que un “anotado”, lo cual será interpretado como una expresión de indiferencia.

Los correos etiquetados como “URGENTES”

Los correos titulados con “URGENTE” muestran una completa falta de consideración por el receptor. Si tu correo es tan urgente, levanta el teléfono y llama a esa persona. Incluso si un correo es realmente urgente, describirlo como tal en el título es innecesario y establece un tono fuerte y negativo.

Hay dos claves para evitar los títulos “URGENTES”. Primero, si el asunto puede resolverse de otra manera, entonces debería resolverse así. Segundo, si éste no es el caso, deberás recurrir a tu habilidad para crear un título fuerte, pero no agresivo. En lugar de escribir “URGENTE”, pregúntate por qué el correo es urgente. La respuesta a esta pregunta deberá ser tu título.

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Las críticas excesivas

Enviar con frecuencia correos que indiquen a las personas sus errores es realmente molesto. Incluso si tu intención es ofrecer críticas constructivas, evita que tus correos contengan un mensaje negativo, ya que las personas no pueden escuchar tu tono de voz y leerán las connotaciones de las palabras y crearán un tono en su cabeza mientras lo hacen.

Cuando te sorprendas usando palabras negativas como “no hagas”, “no puedes”, “no debes” o “no deberías”, dales un giro y vuélvelas positivas. Este cambio transformará el tono del mensaje por completo. Por ejemplo, en lugar de decir “no redactes más informes así”, di “la siguiente vez que redactes un informe, por favor…”. Mejor aún: cuando debas dar retroalimentación negativa, evita hacerlo por correo.

En conclusión, la parte más complicada de enviar un correo es lograr que ciertas personas lo interpreten tal como quieres. Para salirte con la tuya, deberás ser sensible y consciente de tu interlocutor. Esto quiere decir que deberás tomarte el tiempo para ponerte en los zapatos del receptor de tu mensaje antes de oprimir el botón de “enviar”.